Tổ chức tài liệu: hệ thống đơn giản dùng được suốt chương trình

Sau vài học kỳ, bạn sẽ có hàng trăm file: bài giảng, tài liệu đọc, bài đã nộp, phản hồi, ghi chú, dữ liệu.

Cấu trúc bạn đặt ra trong tuần đầu quyết định việc bạn tìm lại được thứ mình cần hay mất nửa giờ mỗi lần.

Cấu trúc thư mục

• Một thư mục cho mỗi học phần, đặt trong thư mục học kỳ.
• Cấu trúc giống nhau ở mọi học phần — tài liệu, bài đọc, bài nộp, ghi chú. Sự nhất quán quan trọng hơn cấu trúc cụ thể.
• Một thư mục riêng cho luận văn, tách khỏi các học phần, từ khi bắt đầu nghĩ tới đề tài.
• Một thư mục hành chính — giấy tờ, biên lai, trao đổi với trường.
• Đừng tạo quá nhiều tầng — hai ba tầng là đủ, sâu hơn thì bạn sẽ không dùng.

Quy tắc đặt tên

• Bắt đầu bằng mã học phần hoặc chủ đề để nhóm tự sắp xếp.
• Ngày theo định dạng năm tháng ngày — nó tự sắp đúng thứ tự.
• Ghi rõ phiên bản với bài đang viết — bản nháp một, bản nháp hai, bản nộp.
• Đừng đặt tên kiểu bản cuối — bạn sẽ có bản cuối thật và bản cuối sửa lại.
• Nhất quán từ đầu — đổi quy tắc giữa chừng còn tệ hơn không có quy tắc.

Ghi chú

• Một nơi duy nhất — quan trọng hơn nhiều so với việc dùng công cụ nào.
• Một file cho mỗi học phần, ghi theo tuần.
• Ghi câu hỏi chưa rõ ở một chỗ riêng — đây là thứ bạn mang tới buổi trực tiếp hoặc gửi giảng viên.
• Ghi cách áp dụng vào công việc — vừa giúp nhớ vừa giúp dùng.
• Tìm kiếm được quan trọng hơn đẹp — bạn sẽ tra lại chứ ít khi đọc lại từ đầu.

Quản lý tài liệu tham khảo

• Dùng phần mềm quản lý từ bài đầu tiên, không đợi tới luận văn — lúc đó nhập lại hàng trăm nguồn là việc rất mất thời gian.
• Lưu thông tin nguồn ngay khi tải bài, cùng với file.
• Ghi một dòng vì sao bài này liên quan tới bạn — sáu tháng sau bạn sẽ không nhớ.
• Gắn thẻ theo chủ đề để gom lại khi viết tổng quan.
• Nếu chép nguyên văn vào ghi chú, đánh dấu ngay — nguồn gốc của phần lớn sự cố về đạo văn không cố ý.

Sao lưu

• Tự động, không dựa vào việc bạn nhớ.
• Ít nhất hai nơi, một trong đó không nằm trên máy bạn đang dùng.
• Thử khôi phục một lần — bản sao lưu chưa từng thử khôi phục là bản sao lưu chưa chắc có.
• Sao lưu cả dữ liệu nghiên cứu nếu bạn đang thu — mất dữ liệu là lùi nhiều tháng.
• Với bài đang viết, dùng công cụ có lưu phiên bản — nó vừa chống mất vừa là bằng chứng về quá trình làm việc nếu bạn bị chất vấn.

Giữ bài đã nộp và phản hồi

• Lưu mọi bài đã nộp cùng với phản hồi nhận được.
• Hữu ích khi làm luận văn — nhiều phần dùng lại được.
• Hữu ích khi cần đối chiếu nếu có tranh cãi về điểm.
• Đọc lại phản hồi cũ trước khi viết bài mới — thói quen đơn giản và hiệu quả.

Trước khi tốt nghiệp

Phần hay bị quên và không sửa được sau đó:

• Quyền truy cập thường mất ngay khi tốt nghiệp, đôi khi ngay lập tức.
• Tải toàn bộ tài liệu học phần về — trong phạm vi được phép.
• Tải các bài báo bạn sẽ cần từ thư viện điện tử.
• Xuất thư viện tài liệu tham khảo ra định dạng dùng được.
• Lưu bản mềm luận văn và mọi bài đã nộp.
• Lưu thông tin liên hệ của giảng viên, người hướng dẫn và bạn cùng khoá.

Bảo mật

• Nếu có dữ liệu nghiên cứu chứa thông tin cá nhân, lưu tách riêng và bảo vệ theo cam kết trong hồ sơ đạo đức.
• Không để dữ liệu người tham gia trong thư mục chung hoặc dịch vụ không rõ chính sách.
• Tách thông tin định danh khỏi dữ liệu ngay từ khi thu.
• Có kế hoạch huỷ dữ liệu theo thời hạn đã cam kết.

Một điều đáng nhớ

Hệ thống tốt nhất là hệ thống bạn duy trì được khi đang bận — không phải hệ thống hoàn hảo bạn dựng lên tuần đầu rồi bỏ.

Ba quy tắc đơn giản, giữ nhất quán trong hai năm, hơn hẳn một cấu trúc phức tạp dùng được ba tuần.

Câu hỏi thường gặp