Bài tập nhóm từ xa: phần bị than phiền nhiều nhất và cách làm cho nó chạy

Bài tập nhóm là phần bị than phiền nhiều nhất trong các chương trình trực tuyến. Lý do rất cụ thể: mọi cơ chế tự nhiên giữ nhóm chạy đều biến mất khi mọi người ở xa nhau.

Không gặp nhau ở hành lang, không thấy ai đang làm gì, không dễ nhắc nhau.

Vì sao nhóm từ xa hay hỏng

• Lịch khác nhau — người đi làm ca, người có con nhỏ, đôi khi khác múi giờ.
• Không thấy tiến độ của nhau nên không biết ai đang chậm.
• Im lặng bị hiểu là đang làm, cho tới sát hạn mới lộ ra.
• Ngại nhắc vì không quen nhau.
• Một người gánh — kết cục phổ biến nhất, và người gánh thường im lặng chịu.

Buổi họp đầu quyết định cả bài

Dành ba mươi phút cho buổi đầu và chốt bằng văn bản:

• Chia việc cụ thể — ai làm phần nào, không chia kiểu cùng làm.
• Hạn cho từng phần, sớm hơn hạn nộp ít nhất một tuần.
• Kênh liên lạc chính và thời gian phản hồi mong đợi.
• Ai ghép bài và ai rà lần cuối — hai việc này hay bị bỏ quên rồi dồn vào phút chót.
• Lịch kiểm tra giữa chừng — ít nhất một lần, và đặt vào lịch ngay.
• Thoả thuận làm gì nếu ai đó không nộp phần của mình — bàn khi chưa xảy ra thì dễ hơn nhiều.

Ghi lại và gửi cho cả nhóm — bản ghi này giải quyết phần lớn tranh cãi về sau.

Chia việc cho đúng

• Chia theo phần độc lập để mỗi người làm được mà không chờ ai.
• Tránh phần phụ thuộc nối tiếp — nếu buộc phải có, đặt hạn sớm cho phần đầu chuỗi.
• Tính cả phần ghép và rà soát như một phần việc thật, giao cho người cụ thể.
• Cân bằng khối lượng, không cân bằng số đầu việc.
• Hỏi ai mạnh phần nào — mọi người làm phần mình khá thì bài tốt hơn và nhanh hơn.

Giữ nhóm chạy

• Cập nhật ngắn định kỳ — mỗi người một dòng mỗi tuần: đang làm gì, có vướng gì.
• Dùng một nơi lưu tài liệu chung để ai cũng thấy tiến độ thật.
• Họp ngắn và có mục đích — họp dài không mục đích làm người bận bỏ họp.
• Ghi lại quyết định sau mỗi lần trao đổi.
• Nhắc sớm và nhẹ — hỏi thăm trước khi nhắc, thường có lý do thật.

Khi có người không làm

Xử lý theo thứ tự, đừng nhảy bước:

• Hỏi riêng trước — có chuyện gì không, cần hỗ trợ gì. Nhiều trường hợp là ốm, việc gia đình, hoặc họ đang mắc kẹt và ngại nói.
• Đề nghị giảm phần hoặc đổi phần nếu họ đang quá tải.
• Nêu trong nhóm nếu vẫn không có chuyển biến — nhắc lại thoả thuận đã ghi.
• Báo giảng viên sớm, không báo sau khi đã nộp. Báo trước là để tìm giải pháp; báo sau chỉ là than phiền.
• Đừng im lặng gánh hết — nó không công bằng với bạn và không giúp gì cho người kia.

Báo với giảng viên thế nào

• Mô tả sự việc — ai nhận phần nào, hạn là khi nào, đã liên hệ bao nhiêu lần.
• Kèm bằng chứng — bản ghi thoả thuận, tin nhắn đã gửi.
• Không quy kết về con người, chỉ nêu việc.
• Hỏi phương án thay vì chỉ báo cáo vấn đề.
• Nhiều chương trình có cơ chế đánh giá đóng góp — hỏi xem có không, ngay từ đầu.

Khác múi giờ và khác lịch

• Ghi rõ múi giờ trong mọi lịch hẹn.
• Ưu tiên làm việc không đồng bộ — viết vào tài liệu chung thay vì phải họp.
• Họp ít và có chương trình rõ.
• Luân phiên giờ họp nếu có người luôn phải dậy sớm hoặc thức khuya.
• Ghi âm hoặc ghi biên bản cho người không dự được.

Phần có ích của bài nhóm

Dù phiền, nó có giá trị thật nếu nhìn đúng:

• Bạn học được từ cách nghĩ của người khác trong cùng ngành.
• Đây là mạng lưới — bạn cùng nhóm là người bạn còn liên hệ sau khi tốt nghiệp.
• Làm việc nhóm từ xa là kỹ năng nghề nghiệp thật, và ngày càng phổ biến.
• Chủ động lập nhóm nếu được chọn — chọn người có nhịp làm việc giống bạn.

Một điều đáng nhớ

Phần lớn bài nhóm hỏng không phải vì có người lười, mà vì không ai chốt rõ ai làm gì và khi nào ở buổi đầu.

Ba mươi phút cho buổi họp đầu tiên tiết kiệm nhiều tuần khó chịu về sau.

Câu hỏi thường gặp