Hai cụm từ này được dùng lẫn lộn hằng ngày, kể cả trong thông báo tuyển sinh. Nhưng chúng là hai thủ tục pháp lý khác nhau, do những nơi khác nhau thực hiện — và với hồ sơ tuyển sinh thạc sĩ, thứ bạn cần gần như luôn là loại thứ hai.
Phân biệt
Công chứng
Do công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Công chứng là việc chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch — mua bán nhà đất, uỷ quyền, di chúc, hợp đồng vay.
Bằng đại học không phải hợp đồng hay giao dịch, nên nói "công chứng bằng đại học" là dùng sai từ, dù ai cũng nói vậy.
Chứng thực bản sao từ bản chính
Đây mới là thứ bạn cần. Cơ quan có thẩm quyền đối chiếu bản sao với bản chính và xác nhận bản sao đúng với bản chính.
Nơi thực hiện:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn;
- Phòng tư pháp cấp huyện;
- Tổ chức hành nghề công chứng — phòng công chứng, văn phòng công chứng.
Nghĩa là bạn vẫn có thể ra văn phòng công chứng để làm, và đó chính là lý do hai khái niệm bị lẫn: cùng một nơi làm được cả hai việc. Nhưng việc bạn cần họ làm là chứng thực bản sao, không phải công chứng.
Hệ quả thực tế: bạn không cần đi văn phòng công chứng. Uỷ ban phường nơi bạn ở làm được, thường nhanh hơn và lệ phí thấp hơn.
Loại thứ ba: bản sao cấp từ sổ gốc
Ít người biết, nhưng đây là loại mạnh nhất và giải quyết được tình huống mà hai loại trên không giải quyết được.
Bản sao cấp từ sổ gốc do chính cơ quan đã cấp bản chính phát hành — với bằng đại học thì là trường đã cấp bằng. Nó dựa trên sổ gốc mà trường lưu giữ vĩnh viễn.
Điểm quan trọng: theo quy định của pháp luật, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Khi nào cần đến nó:
- Bạn mất bản chính. Không có bản chính thì không chứng thực bản sao được — nhưng xin bản sao từ sổ gốc thì vẫn được, và bằng tốt nghiệp thì không bao giờ được cấp lại.
- Bạn muốn có sẵn nhiều bản dùng dần mà không phải mang bản chính đi lại nhiều lần.
Bảng đối chiếu nhanh
| Chứng thực bản sao | Bản sao từ sổ gốc | |
|---|---|---|
| Ai làm | UBND xã phường, phòng tư pháp huyện, tổ chức công chứng | Trường đã cấp bằng |
| Cần gì | Bản chính để đối chiếu | Đơn đề nghị, giấy tờ tuỳ thân |
| Mất bản chính | Không làm được | Vẫn làm được |
| Thời gian | Thường trong ngày | Vài ngày, lâu hơn nếu bằng cũ |
Bản sao chứng thực có thời hạn không?
Câu hỏi hay gặp nhất, và câu trả lời có hai vế:
- Về pháp luật: bản sao được chứng thực từ bản chính không có thời hạn do pháp luật quy định. Bằng đại học của bạn không đổi, nên bản sao đúng với nó cũng không đổi.
- Về thực tế: nhiều cơ quan tiếp nhận tự đặt yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng ba đến sáu tháng.
Vì vế thứ hai, hãy đọc kỹ thông báo tuyển sinh của trường. Nếu không ghi rõ thì hỏi trực tiếp — đi chứng thực lại rẻ hơn nhiều so với bị trả hồ sơ và mất một đến hai tuần.
Bốn lưu ý thực tế
- Làm hai bộ ngay từ đầu. Một bộ nộp, một bộ giữ. Nếu bạn nộp nhiều trường thì nhân lên tương ứng. Chi phí thêm mỗi bản không đáng kể so với một chuyến đi.
- Nộp trực tuyến vẫn cần bản giấy. Hầu hết chương trình nhận hồ sơ dự tuyển qua cổng đăng ký bằng file scan, nhưng gần như tất cả yêu cầu nộp lại bộ bản giấy có chứng thực khi nhập học. Vì vậy: đi chứng thực trước, rồi scan chính bản đã chứng thực — một lần làm dùng cho cả hai.
- Chứng thực cả phụ lục văn bằng nếu trường yêu cầu bộ hồ sơ văn bằng đầy đủ, không chỉ mặt bằng.
- Kiểm tra dấu và chữ ký trước khi rời khỏi nơi làm. Bản thiếu dấu giáp lai giữa các trang là lý do bị trả lại phổ biến.
Trường hợp bằng do cơ sở nước ngoài cấp
Phức tạp hơn và cần làm sớm:
- Cần bản dịch công chứng sang tiếng Việt — đây là việc dịch thuật kèm chứng thực chữ ký người dịch, khác với chứng thực bản sao.
- Nếu bạn dùng bằng cho mục đích cần được công nhận trong nước, còn một bước nữa là thủ tục công nhận văn bằng do Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện, đầu mối là Cục Quản lý chất lượng.
- Một số trường hợp còn cần hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu do nước ngoài cấp — hỏi trường bạn nộp hồ sơ xem có yêu cầu không.
Cả ba việc đều mất thời gian, nên bắt đầu trước khi mùa tuyển sinh mở nếu có thể.
Hỏi đáp nhanh
Hồ sơ thạc sĩ cần công chứng hay chứng thực?
Cần chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng là thủ tục dành cho hợp đồng và giao dịch, không áp dụng cho văn bằng. Thông báo tuyển sinh hay viết "bản sao công chứng" theo cách gọi dân gian, nhưng thứ bạn đi làm là chứng thực bản sao.
Chứng thực bản sao làm ở đâu?
Uỷ ban nhân dân cấp xã phường, phòng tư pháp cấp huyện, hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Uỷ ban phường nơi bạn ở làm được, thường nhanh hơn và lệ phí thấp hơn văn phòng công chứng.
Bản sao chứng thực có hết hạn không?
Về pháp luật thì không có thời hạn quy định. Nhưng nhiều cơ quan tiếp nhận tự đặt yêu cầu trong vòng ba đến sáu tháng, nên hãy đọc kỹ thông báo tuyển sinh hoặc hỏi trực tiếp trường.
Mất bằng gốc thì chứng thực bản sao thế nào?
Không chứng thực được vì không có bản chính để đối chiếu. Thay vào đó hãy xin bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc tại chính trường đã cấp bằng — bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính, và bằng tốt nghiệp thì không bao giờ được cấp lại.