Hồ sơ dự tuyển thạc sĩ ít khi bị trả về vì thiếu một giấy tờ lớn. Nó bị trả về vì những thứ nhỏ: ảnh chụp sai cỡ, bản sao chưa chứng thực, sơ yếu lý lịch thiếu dấu, hoặc bản scan mờ ở đúng chỗ có số hiệu bằng. Mỗi lần trả về mất một đến hai tuần, và mùa tuyển sinh thì có hạn.
Bài này liệt kê đầy đủ những gì cần chuẩn bị, tách rõ phần bắt buộc với phần tuỳ trường, và nói trước những chỗ hay hỏng khi nộp qua mạng.
Một điều nên biết trước: nộp trực tuyến không có nghĩa là không cần bản giấy
Đây là hiểu lầm gây mất thời gian nhiều nhất.
Hầu hết chương trình học trực tuyến hiện nay nhận hồ sơ dự tuyển qua cổng đăng ký, bằng file scan. Nhưng gần như tất cả đều yêu cầu nộp lại bộ hồ sơ bản giấy có chứng thực khi trúng tuyển và làm thủ tục nhập học. Bản scan chỉ dùng để xét, bản giấy mới dùng để lưu hồ sơ học viên.
Hệ quả thực tế: đừng scan từ bản photo trắng đen chưa chứng thực với ý định "khi nào cần thì làm sau". Hãy đi chứng thực trước, rồi scan chính bản đã chứng thực. Một lần đi phường làm được tất cả, và bộ bản giấy đó dùng luôn cho lúc nhập học.
Nên chuẩn bị hai bộ bản sao chứng thực cho mỗi loại giấy tờ quan trọng: một nộp, một giữ. Bạn sẽ cần bộ dự phòng nhiều hơn tưởng.
Phần bắt buộc — gần như trường nào cũng yêu cầu
1. Đơn đăng ký dự tuyển
Theo mẫu của từng trường, tải trên trang tuyển sinh hoặc điền trực tiếp trên cổng đăng ký. Đừng dùng mẫu tải từ nguồn khác hoặc mẫu của năm trước — biểu mẫu thay đổi theo năm, và trường sẽ nhận ra ngay.
Chỗ hay sai: mục ngành đăng ký và mã ngành. Mã ngành thạc sĩ có tám chữ số và bắt đầu bằng số 8. Nếu bạn điền một mã bắt đầu bằng số 7 thì đó là mã bậc đại học.
2. Bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp đại học
Đây là giấy tờ nền của cả bộ hồ sơ.
Vài lưu ý ít được nói:
- Nếu bạn vừa tốt nghiệp và chưa được cấp bằng, dùng giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời do trường đại học cấp. Giấy này có thời hạn, thường là một năm, nên kiểm tra ngày trên đó trước khi nộp.
- Nếu bằng đại học do cơ sở nước ngoài cấp, bạn cần thêm giấy công nhận văn bằng theo thủ tục của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thủ tục này mất thời gian đáng kể, nên bắt đầu sớm — trước khi mùa tuyển sinh mở, nếu có thể.
- Nếu họ tên trên bằng khác với căn cước công dân hiện tại (do đổi tên, sai chính tả cũ, khác dấu), cần giấy tờ chứng minh cùng một người. Xem phần "trường hợp đặc biệt" bên dưới.
3. Bản sao chứng thực bảng điểm đại học
Bảng điểm toàn khoá, không phải bảng điểm từng năm. Đây cũng là căn cứ để trường tính bạn có phải học bổ sung kiến thức hay không, và bao nhiêu tín chỉ.
Nếu bạn học ngành khác với ngành thạc sĩ định đăng ký, hãy chủ động gửi bảng điểm cho phòng đào tạo trước khi nộp hồ sơ và hỏi thẳng: cần bổ sung bao nhiêu tín chỉ, học vào lúc nào, chi phí bao nhiêu. Con số này chênh nhau rất nhiều giữa các trường và ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí thật.
4. Bản sao chứng thực căn cước công dân
Bản đang còn hiệu lực. Nếu bạn vừa đổi sang thẻ mới mà bằng đại học ghi số chứng minh nhân dân cũ, chuẩn bị sẵn giấy xác nhận số định danh cá nhân do công an cấp — nhiều trường yêu cầu để đối chiếu.
5. Sơ yếu lý lịch
Có xác nhận của cơ quan đang công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú. Thời hạn xác nhận thường được yêu cầu trong vòng sáu tháng.
Chỗ hay sai: xin dấu xong rồi mới phát hiện thiếu ảnh dán, hoặc dán ảnh nhưng không đóng dấu giáp lai lên ảnh. Kiểm cả hai trước khi rời khỏi nơi xác nhận.
6. Giấy khám sức khoẻ
Do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp, thường yêu cầu trong vòng sáu tháng. Một số trường chấp nhận nộp bổ sung khi nhập học thay vì lúc dự tuyển — hỏi trước để khỏi đi khám sớm rồi hết hạn.
7. Ảnh thẻ
Thường là 3x4 hoặc 4x6, nền trắng hoặc xanh tuỳ trường, chụp trong vòng sáu tháng. Ghi họ tên và ngày sinh vào mặt sau.
Khi nộp trực tuyến, cổng đăng ký thường yêu cầu file ảnh riêng với kích thước và dung lượng cụ thể. Đừng cắt từ ảnh chân dung tự chụp — tỷ lệ sai và nền không đạt là lý do bị trả hồ sơ rất phổ biến. Hãy chụp ảnh thẻ ở tiệm và xin họ gửi kèm file gốc.
Phần tuỳ trường và tuỳ trường hợp
Chứng chỉ ngoại ngữ
Dùng cho hai mục đích khác nhau, đừng nhầm:
- Miễn thi ngoại ngữ đầu vào — nếu trường có tổ chức thi.
- Chuẩn đầu ra — điều kiện để được xét tốt nghiệp, thường tương đương bậc 3 trên 6 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam.
Hỏi rõ trường chấp nhận những chứng chỉ nào, và thời hạn tính đến thời điểm nào. Chứng chỉ có hạn hai năm mà hết hạn ngay trước ngày xét tốt nghiệp là tình huống xảy ra thường xuyên và tốn kém.
Giấy xác nhận kinh nghiệm công tác
Một số ngành yêu cầu số năm kinh nghiệm tối thiểu, đặc biệt là các ngành quản lý và một số ngành thuộc khối sức khoẻ. Giấy do nơi công tác cấp, ghi rõ vị trí và thời gian làm việc.
Nếu bạn đã qua nhiều nơi làm việc, chuẩn bị giấy của từng nơi hoặc bản sao sổ bảo hiểm xã hội — đây thường là chứng cứ được chấp nhận rộng rãi nhất và bạn tự tra cứu được.
Hồ sơ dành cho hình thức xét tuyển
Nhiều chương trình xét tuyển thay vì thi tuyển. Khi đó có thể cần thêm:
- Bài luận trình bày định hướng học tập và nghiên cứu — thường một đến hai trang;
- Thư giới thiệu từ giảng viên cũ hoặc cấp quản lý trực tiếp;
- Minh chứng thành tích: công bố khoa học, giải thưởng, sản phẩm nghề nghiệp;
- Lý lịch khoa học theo mẫu.
Phần này chiếm phần lớn điểm xét tuyển ở nhiều chương trình, nên đừng để đến hạn cuối. Thư giới thiệu đặc biệt cần thời gian — người viết cần ít nhất hai tuần, và nhắc trước bằng một email lịch sự kèm CV của bạn sẽ cho ra thư tốt hơn nhiều.
Giấy tờ ưu tiên
Nếu thuộc diện được cộng điểm ưu tiên theo quy chế (người có công, người dân tộc thiểu số, người công tác tại vùng có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn, người khuyết tật...), chuẩn bị giấy tờ chứng minh tương ứng. Đối tượng và mức ưu tiên do quy chế và đề án tuyển sinh của trường quy định — đọc kỹ đề án tuyển sinh năm bạn dự tuyển, đừng dựa vào thông tin của năm trước.
Ba trường hợp đặc biệt hay gặp
Tên trên bằng khác tên trên căn cước
Thường do đổi tên, hoặc do bằng cũ ghi thiếu dấu, hoặc do sai một chữ. Cần giấy xác nhận cùng một người — xin tại nơi đăng ký hộ tịch, hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú kèm giải trình. Một số trường chấp nhận giấy xác nhận của trường đại học đã cấp bằng.
Xử lý việc này sớm, vì nó liên quan đến cơ quan bên ngoài và không thể làm trong ngày.
Bằng đại học bị mất
Bằng tốt nghiệp không được cấp lại. Cái được cấp là bản sao văn bằng từ sổ gốc, do chính cơ sở đã cấp bằng thực hiện, và bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính. Đây là thủ tục có thật, làm được, và nhiều người không biết nên tưởng mình hết đường.
Trường đại học cũ đã sáp nhập hoặc đổi tên
Hồ sơ gốc được chuyển về đơn vị kế thừa. Liên hệ trường hiện tại — phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên — để xin bản sao từ sổ gốc. Nếu không xác định được đơn vị kế thừa, hỏi sở giáo dục và đào tạo địa phương nơi trường cũ đóng.
Nộp trực tuyến: những chỗ hay hỏng
- Scan, đừng chụp. Nếu buộc phải dùng điện thoại, dùng chế độ quét tài liệu để ảnh phẳng và vuông góc. Ảnh chụp nghiêng có bóng là lý do bị yêu cầu nộp lại rất thường xuyên.
- Kiểm tra chỗ quan trọng nhất đọc được không — số hiệu bằng, số vào sổ cấp bằng, chữ ký, và con dấu chứng thực. Phóng to file lên và tự đọc.
- Đúng định dạng và dung lượng. Cổng đăng ký thường giới hạn dung lượng mỗi file. Nén ảnh trước khi tải lên, đừng để hệ thống từ chối lúc gần hết hạn.
- Đặt tên file rõ ràng — dạng
HoTen-BangDaiHoc.pdf. Cán bộ tuyển sinh xử lý hàng trăm bộ; hồ sơ dễ đọc thường được xử lý nhanh hơn. - Gộp nhiều trang thành một file PDF nếu hệ thống cho phép, thay vì tải lên năm ảnh rời.
- Chụp màn hình biên nhận sau khi nộp xong, kèm mã hồ sơ. Đây là bằng chứng duy nhất của bạn nếu có tranh chấp về thời điểm nộp.
- Kiểm email, kể cả hộp thư rác. Thông báo bổ sung hồ sơ thường có hạn ngắn, và thư tự động từ hệ thống trường hay bị lọc nhầm.
Trình tự nên làm, theo thời gian
- Trước ba đến bốn tuần: tải đề án tuyển sinh của trường, đọc phần hồ sơ dự tuyển. Gửi bảng điểm đại học hỏi về học bổ sung kiến thức. Nếu bằng do nước ngoài cấp hoặc có vấn đề về tên, bắt đầu thủ tục ngay.
- Trước hai tuần: đi chứng thực toàn bộ giấy tờ, làm hai bộ. Chụp ảnh thẻ và xin file gốc. Liên hệ người viết thư giới thiệu nếu cần.
- Trước một tuần: xin xác nhận sơ yếu lý lịch, khám sức khoẻ. Scan toàn bộ, kiểm tra từng file bằng cách phóng to đọc thử.
- Nộp: đừng để đến ngày cuối. Cổng đăng ký hay quá tải vào ngày chốt, và nếu hồ sơ bị yêu cầu sửa thì bạn không còn thời gian.
- Sau khi nộp: lưu biên nhận và mã hồ sơ. Đặt lịch nhắc kiểm email hai ngày một lần cho đến khi có kết quả.
Hỏi đáp nhanh
Bản sao chứng thực có thời hạn bao lâu?
Bản thân bản sao được chứng thực từ bản chính không có thời hạn do pháp luật quy định. Tuy nhiên nhiều cơ quan tiếp nhận tự đặt yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng ba đến sáu tháng. Đọc kỹ thông báo tuyển sinh của trường; nếu không ghi rõ thì hỏi trực tiếp, vì đi chứng thực lại rẻ hơn nhiều so với bị trả hồ sơ.
Chưa có bằng đại học, chỉ có giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, có nộp được không?
Phần lớn trường chấp nhận, vì giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời có giá trị pháp lý trong thời hạn ghi trên giấy. Điều cần lưu ý là khi làm thủ tục nhập học hoặc khi xét tốt nghiệp, bạn sẽ phải bổ sung bản sao bằng chính thức. Hãy hỏi trường mốc thời hạn cụ thể của việc bổ sung này.
Nộp hồ sơ nhiều trường cùng lúc có được không?
Được, và nhiều người làm vậy. Đó là lý do nên chuẩn bị hai bộ bản sao chứng thực ngay từ đầu. Lưu ý là mỗi trường có mẫu đơn và mẫu lý lịch khoa học riêng, phần này không dùng chung được.
Bằng đại học loại trung bình có nộp hồ sơ thạc sĩ được không?
Điều kiện đầu vào do quy chế và đề án tuyển sinh của từng trường quy định, và xếp loại tốt nghiệp không phải lúc nào cũng là điều kiện loại trừ. Nhiều chương trình xét thêm kinh nghiệm công tác, bài luận định hướng, hoặc kết quả thi tuyển. Hãy đọc phần điều kiện dự tuyển trong đề án và hỏi thẳng nếu không rõ, thay vì tự loại mình.
Hồ sơ bị trả lại thì có mất lượt tuyển sinh không?
Nếu còn trong thời gian nhận hồ sơ thì bạn bổ sung rồi nộp lại bình thường. Vấn đề chỉ phát sinh khi hồ sơ được nộp sát hạn — lúc đó không còn thời gian sửa. Đây là lý do chính để nộp sớm hơn hạn ít nhất một tuần.