Tuỳ chương trình — và nó có hai vai trò rất khác nhau mà nhiều người gộp làm một. Biết bạn đang cần vai trò nào quyết định bạn phải chuẩn bị gì.
Hai vai trò của giấy xác nhận công tác
Vai trò 1 — Chứng minh điều kiện dự tuyển
Một số ngành yêu cầu số năm kinh nghiệm tối thiểu, đặc biệt là các ngành quản lý và một số ngành thuộc khối sức khoẻ. Khi đó giấy xác nhận là bắt buộc, và nó phải ghi rõ vị trí cùng thời gian làm việc.
Vai trò 2 — Tăng điểm xét tuyển
Với chương trình xét tuyển, kinh nghiệm công tác thường là một thành phần của điểm xét. Khi đó giấy không bắt buộc nhưng có thì lợi — và đây là chỗ người đi làm có ưu thế rõ so với người mới tốt nghiệp.
Câu hỏi cần đặt, tách bạch hai vai trò:
- "Ngành này có yêu cầu kinh nghiệm công tác tối thiểu không, bao nhiêu năm?"
- "Nếu không bắt buộc, kinh nghiệm công tác có được tính vào điểm xét tuyển không, và tính thế nào?"
Đọc đề án tuyển sinh mà trường công khai trước — phần điều kiện dự tuyển và cách tính điểm xét thường đã trả lời cả hai câu.
Nếu bạn chưa muốn cơ quan biết mình đi học
Đây là mối lo thật, và có ba đường xử lý:
- Kiểm xem có bắt buộc không. Nếu ngành không yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu và chương trình không tính kinh nghiệm vào điểm, bạn có thể bỏ qua giấy này hoàn toàn.
- Dùng bản sao sổ bảo hiểm xã hội thay thế. Đây là chứng cứ được chấp nhận rộng rãi, ghi đầy đủ quá trình làm việc qua các đơn vị, và bạn tự tra cứu được mà không cần xin ai. Hỏi trường xem có chấp nhận không — nhiều nơi có.
- Xin giấy với lý do trung tính. Giấy xác nhận công tác là loại giấy tờ dùng cho nhiều việc — vay vốn, làm thủ tục hành chính, xin visa. Bạn không có nghĩa vụ nêu lý do cụ thể khi xin.
Lưu ý riêng về sơ yếu lý lịch: nhiều bộ hồ sơ cần sơ yếu lý lịch có xác nhận. Nhưng phần lớn trường chấp nhận xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú thay cho xác nhận của cơ quan — kiểm tra thông báo tuyển sinh trước khi đi xin dấu.
Giấy nên ghi những gì
Nếu bạn cần xin, hãy đề nghị ghi đủ bốn thứ để không phải xin lại:
- Họ tên, ngày sinh — khớp chính xác với căn cước công dân;
- Vị trí công việc hiện tại và các vị trí đã qua nếu có;
- Thời gian làm việc — từ tháng năm nào đến nay, ghi rõ tháng chứ không chỉ năm;
- Chữ ký người có thẩm quyền và dấu của đơn vị.
Chỗ hay phải đi lại lần hai: giấy ghi thiếu tháng bắt đầu, hoặc ghi chức danh khác với chức danh trên hợp đồng lao động. Kiểm cả hai trước khi rời khỏi bộ phận nhân sự.
Nếu đã qua nhiều nơi làm việc
Ba lựa chọn, xếp theo mức thuận tiện:
- Bản sao sổ bảo hiểm xã hội — thuận tiện nhất, vì nó ghi đầy đủ quá trình qua tất cả các đơn vị trong một tài liệu, và bạn tự tra cứu được.
- Giấy xác nhận của từng nơi. Mất thời gian, và có thể khó nếu nơi cũ đã giải thể hoặc đổi tên.
- Giấy của nơi hiện tại cộng hợp đồng lao động cũ, nếu bạn còn giữ.
Hãy hỏi trường trước xem họ chấp nhận dạng nào — hỏi một câu tiết kiệm được vài chuyến đi.
Nếu bạn không đi làm hoặc làm tự do
Trường hợp thường gặp và có đường xử lý:
- Làm nghề tự do: hợp đồng với khách hàng, hoá đơn, hoặc xác nhận của đối tác. Hỏi trường xem chấp nhận dạng nào.
- Kinh doanh riêng: giấy đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan.
- Đang không đi làm: hỏi thẳng trường xem điều này có ảnh hưởng đến điều kiện dự tuyển không. Nếu ngành không yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu thì thường không — và bạn bù bằng những phần khác của hồ sơ, nhất là bài luận định hướng, phần mà bạn kiểm soát hoàn toàn.
Ba việc chuẩn bị trước
- Đọc đề án tuyển sinh phần điều kiện dự tuyển và cách tính điểm xét — nó trả lời được phần lớn câu hỏi mà không cần hỏi ai.
- Tra cứu quá trình bảo hiểm xã hội của bạn ngay bây giờ. Kiểm xem thông tin có đúng và đầy đủ không — nếu có sai sót thì việc điều chỉnh mất thời gian, và biết sớm thì còn kịp.
- Làm hai bản mọi giấy tờ, nếu bạn nộp nhiều trường.
Hỏi đáp nhanh
Giấy xác nhận đang làm việc có bắt buộc không?
Tuỳ chương trình, và nó có hai vai trò khác nhau: chứng minh điều kiện dự tuyển (bắt buộc với ngành yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu), hoặc tăng điểm xét tuyển (không bắt buộc nhưng có thì lợi). Đọc đề án tuyển sinh để biết bạn thuộc trường hợp nào.
Chưa muốn cơ quan biết mình đi học thì sao?
Kiểm xem giấy này có bắt buộc không; nếu có thì dùng bản sao sổ bảo hiểm xã hội thay thế — nó ghi đầy đủ quá trình làm việc và bạn tự tra cứu được mà không cần xin ai. Hỏi trường xem có chấp nhận không.
Đã qua nhiều nơi làm việc thì làm sao?
Bản sao sổ bảo hiểm xã hội là thuận tiện nhất vì nó ghi đầy đủ quá trình qua tất cả các đơn vị trong một tài liệu. Hãy hỏi trường trước xem họ chấp nhận dạng nào.
Không đi làm hoặc làm tự do thì sao?
Làm tự do thì dùng hợp đồng với khách hàng hoặc xác nhận của đối tác; kinh doanh riêng thì dùng giấy đăng ký kinh doanh. Nếu đang không đi làm và ngành không yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu thì thường không ảnh hưởng — hãy bù bằng bài luận định hướng, phần bạn kiểm soát hoàn toàn.