Câu hỏi này thường phát sinh vào phút chót, khi hạn nộp hồ sơ đang đến gần — và đó là lúc dễ chọn sai nhất. Vấn đề không phải tìm chỗ dịch (chỗ dịch thì nhiều), mà là bản dịch phải đúng dạng mà nơi tiếp nhận yêu cầu, và mỗi nơi yêu cầu một dạng khác nhau.
Ba dạng bản dịch, ba mức độ khác nhau
1. Bản dịch thường
Do bất kỳ ai dịch, không có xác nhận nào. Dùng để hiểu nội dung, không dùng cho hồ sơ chính thức.
2. Bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch
Đây là dạng phổ biến nhất cho hồ sơ, và là thứ mà người ta hay gọi là "dịch công chứng".
Cơ chế: người dịch là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, ký vào bản dịch và cam đoan dịch đúng; cơ quan chứng thực chữ ký của người dịch. Lưu ý điểm này — cơ quan chứng thực chữ ký, không chứng thực nội dung dịch có chính xác hay không.
Nơi làm: phòng tư pháp cấp huyện, hoặc tổ chức hành nghề công chứng (phòng công chứng, văn phòng công chứng).
3. Bản dịch có xác nhận của cơ quan đại diện nước ngoài
Một số trường nước ngoài yêu cầu bản dịch được xác nhận theo cách riêng của họ, hoặc yêu cầu trường cấp bằng gửi trực tiếp tài liệu cho họ, không qua tay bạn.
Đây là dạng ít gặp nhất nhưng cũng là dạng dễ làm sai nhất, vì nó không giống thông lệ trong nước.
Việc phải làm trước tiên: hỏi nơi tiếp nhận
Đây là bước quyết định, và làm sai thứ tự là mất tiền lẫn thời gian.
Gửi email cho nơi bạn sẽ nộp hồ sơ, hỏi bốn câu:
- "Bản dịch cần dạng nào — có chứng thực chữ ký người dịch, hay dạng khác?"
- "Quý trường có yêu cầu đơn vị dịch thuật cụ thể nào không?"
- "Cần dịch những giấy tờ nào — bằng, bảng điểm, phụ lục văn bằng?"
- "Bản dịch nộp cùng bản sao chứng thực của bản gốc, hay chỉ nộp bản dịch?"
Câu thứ hai đáng chú ý riêng: một số trường nước ngoài chỉ chấp nhận bản dịch từ danh sách đơn vị được họ công nhận. Dịch ở nơi khác rồi phải làm lại là chuyện xảy ra thường xuyên.
Ba chỗ hay sai
- Phiên âm tên riêng không nhất quán. Tên bạn trên bản dịch phải khớp chính xác với hộ chiếu — kể cả thứ tự họ tên. Đây là lý do bị trả hồ sơ rất phổ biến và cũng dễ tránh nhất: đưa hộ chiếu cho người dịch xem và yêu cầu ghi tên đúng như trên đó.
- Dịch sai tên trường, tên ngành, xếp loại. Người dịch không chuyên ngành giáo dục có thể dịch tên ngành theo nghĩa đen. Hãy tra xem trường bạn đã tốt nghiệp có công bố tên tiếng Anh chính thức của trường và của ngành không — nhiều trường có, và dùng đúng tên đó là an toàn nhất.
- Dịch thiếu phần. Con dấu, chữ ký, ghi chú ở mặt sau, số hiệu bằng, số vào sổ cấp bằng — tất cả đều phải có trong bản dịch. Bản dịch thiếu một trong số đó bị trả lại.
Chọn nơi dịch
Ba tiêu chí, xếp theo mức quan trọng:
- Đúng dạng nơi tiếp nhận yêu cầu. Hỏi thẳng đơn vị dịch: "Bên mình làm được bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch không?"
- Có kinh nghiệm với hồ sơ du học hoặc hồ sơ tuyển sinh. Họ quen với thuật ngữ giáo dục và biết những chỗ hay bị trả lại.
- Giao bản mềm. Bạn sẽ cần file để nộp trực tuyến, và cần nó ngay chứ không phải đi lấy thêm một chuyến.
Về thời gian: thường vài ngày làm việc, lâu hơn nếu cần chứng thực. Đừng để sát hạn — nếu bản dịch có lỗi thì bạn cần thời gian để sửa và chứng thực lại.
Xin sẵn nhiều bản
Chi phí thêm mỗi bản thường thấp hơn nhiều so với làm lại từ đầu. Ba đến bốn bản là con số hợp lý nếu bạn nộp nhiều trường.
Và giữ file bản mềm của bản dịch — cả bản có dấu đã quét. Bạn sẽ cần nó nhiều lần về sau, kể cả sau khi tốt nghiệp.
Trường hợp ngược lại: bằng nước ngoài dịch sang tiếng Việt
Nếu bằng đại học của bạn do cơ sở nước ngoài cấp và bạn nộp hồ sơ tại Việt Nam, thì cần bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch.
Ngoài ra còn hai việc:
- Thủ tục công nhận văn bằng do Bộ Giáo dục và Đào tạo thực hiện, đầu mối là Cục Quản lý chất lượng — nếu bạn cần bằng cho mục đích yêu cầu văn bằng được công nhận.
- Hợp pháp hoá lãnh sự tài liệu do nước ngoài cấp, với một số trường hợp. Hỏi nơi tiếp nhận xem có yêu cầu không.
Cả hai đều mất thời gian, nên bắt đầu sớm — trước khi mùa tuyển sinh mở nếu có thể.
Trình tự nên làm
- Hỏi nơi tiếp nhận về dạng bản dịch và danh mục giấy tờ cần dịch.
- Chuẩn bị bản gốc, và chứng thực bản sao nếu cần nộp kèm.
- Tra tên tiếng Anh chính thức của trường và ngành bạn đã học, nếu có công bố.
- Đưa hộ chiếu cho người dịch để tên khớp chính xác.
- Nhận bản dịch và tự kiểm trước khi rời khỏi: tên, số hiệu bằng, tên trường, tên ngành, xếp loại, và có đủ phần con dấu chữ ký không.
- Xin thêm vài bản và file mềm.
Bước 5 là bước hay bị bỏ qua nhất. Kiểm ngay tại chỗ mất hai phút; phát hiện sai sau khi đã nộp hồ sơ mất một đến hai tuần.
Hỏi đáp nhanh
Dịch bằng đại học ở đâu thì được chấp nhận?
Tại phòng tư pháp cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng, dưới dạng bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch. Nhưng hãy hỏi nơi tiếp nhận trước, vì một số trường nước ngoài chỉ chấp nhận bản dịch từ danh sách đơn vị được họ công nhận.
"Dịch công chứng" là gì?
Cách gọi dân gian cho bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch. Cơ quan chứng thực chữ ký của người dịch, tức là người dịch cam đoan dịch đúng — chứ không phải cơ quan xác nhận nội dung dịch có chính xác hay không.
Lỗi nào hay khiến bản dịch bị trả lại?
Tên riêng không khớp hộ chiếu, dịch sai tên trường hoặc tên ngành, và dịch thiếu phần con dấu, chữ ký, số hiệu bằng, số vào sổ cấp bằng. Cách tránh: đưa hộ chiếu cho người dịch, tra tên tiếng Anh chính thức của trường, và tự kiểm bản dịch trước khi rời khỏi.
Nên làm mấy bản?
Ba đến bốn bản nếu bạn nộp nhiều trường, vì chi phí thêm mỗi bản thấp hơn nhiều so với làm lại. Và nhớ xin file bản mềm của bản đã có dấu — bạn sẽ cần nó nhiều lần về sau.