Mất bằng đại học không phải là ngõ cụt, dù cảm giác ban đầu thường là như vậy. Nhưng cách thoát ra không phải là "xin cấp lại bằng" — vì bằng tốt nghiệp không được cấp lại, và điều đó đúng với mọi trường hợp, mọi lý do.
Cái tồn tại và giải quyết được việc của bạn là một thứ khác, có tên chính xác: bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc. Bài này giải thích nó là gì, ai xin được, xin ở đâu, mất bao lâu, và làm sao xử lý khi hạn nộp hồ sơ tuyển sinh đang đến gần.
Bằng không cấp lại, nhưng bản sao từ sổ gốc thì có
Khi một trường đại học cấp bằng, trường đồng thời ghi thông tin vào sổ gốc cấp văn bằng và lưu giữ vĩnh viễn. Sổ gốc là nguồn dữ liệu gốc; tấm bằng bạn cầm chỉ là một hiện vật thể hiện nội dung đó.
Vì vậy khi tấm bằng mất đi, dữ liệu vẫn còn nguyên. Điều bạn xin không phải là một tấm bằng mới, mà là bản sao được cấp ra từ sổ gốc — do chính cơ sở đã cấp bằng thực hiện.
Điểm quan trọng nhất, và cũng là điều nhiều người không biết:
Theo quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Nghĩa là bạn nộp bản sao từ sổ gốc cho hồ sơ tuyển sinh thạc sĩ hoàn toàn bình thường. Nó không phải là giấy tờ hạng hai, không cần giải trình thêm, và không ảnh hưởng đến việc xét tuyển của bạn.
Cũng đừng nhầm nó với bản photo mang đi chứng thực ở phường. Đó là chứng thực bản sao từ bản chính — thủ tục khác, và bạn không làm được vì bản chính đã mất. Bản sao từ sổ gốc do trường đại học cấp, không phải do uỷ ban phường cấp.
Ai được quyền xin
Không chỉ mình bạn. Pháp luật cho phép những người sau đây yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc:
- Chính người được cấp bằng;
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo uỷ quyền của người đó;
- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột;
- Người thừa kế khác, trong trường hợp người được cấp bằng đã qua đời.
Điều này hữu ích khi bạn đang ở xa trường cũ. Người thân trong danh sách trên có thể đi nộp và nhận thay, mang theo giấy tờ chứng minh quan hệ. Người ngoài danh sách thì cần giấy uỷ quyền theo quy định.
Xin ở đâu — bốn tình huống
1. Trường cũ vẫn hoạt động bình thường
Đơn giản nhất. Liên hệ phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên của trường đã cấp bằng. Nhiều trường hiện đã có hướng dẫn thủ tục này trên website, ở mục thủ tục hành chính hoặc dịch vụ một cửa, và một số nơi nhận hồ sơ qua bưu điện.
Gọi điện trước để hỏi ba điều: nộp ở phòng nào, cần giấy tờ gì, và thời gian trả kết quả bao lâu. Ba câu hỏi này tiết kiệm cho bạn một chuyến đi.
2. Trường đã đổi tên
Đổi tên không làm mất hiệu lực gì cả. Sổ gốc vẫn nằm ở đó. Liên hệ trường với tên hiện tại, nói rõ bạn tốt nghiệp năm nào, dưới tên trường cũ nào.
3. Trường đã sáp nhập hoặc chuyển thành đơn vị thành viên
Hồ sơ và sổ gốc được chuyển giao cho đơn vị kế thừa. Việc của bạn là xác định đúng đơn vị kế thừa hiện nay.
Cách tìm: tra tên trường cũ kèm từ khoá "sáp nhập" hoặc "kế thừa"; hoặc gọi cho trường mà bạn nghi là đơn vị kế thừa và hỏi thẳng "sổ gốc cấp văn bằng của [tên trường cũ] hiện do đơn vị nào lưu giữ". Bộ phận một cửa của các trường thường trả lời được ngay câu này vì họ gặp thường xuyên.
4. Trường đã giải thể
Trường hợp ít gặp nhưng có. Khi một cơ sở giáo dục giải thể, hồ sơ được bàn giao cho cơ quan quản lý — thường là sở giáo dục và đào tạo địa phương nơi trường đóng, hoặc bộ chủ quản.
Bắt đầu bằng cuộc gọi tới sở giáo dục và đào tạo tỉnh hoặc thành phố nơi trường cũ đặt trụ sở. Nếu không phải nơi lưu giữ, họ thường biết nơi nào là đúng.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Mỗi trường có mẫu riêng, nhưng bộ cốt lõi gần như giống nhau:
- Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng từ sổ gốc — theo mẫu của trường. Tải trên website hoặc lấy tại chỗ.
- Bản sao căn cước công dân của người xin cấp.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ, nếu người đi xin không phải chính chủ (giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú).
- Giấy uỷ quyền, nếu nhờ người ngoài phạm vi thân nhân nêu trên.
- Lệ phí theo quy định của trường.
Điều làm mọi việc nhanh hơn hẳn: cung cấp càng nhiều thông tin định vị càng tốt. Trường phải tra sổ gốc, và sổ gốc được sắp theo khoá, ngành, năm. Hãy ghi sẵn vào đơn:
- Họ tên đúng như trên bằng, ngày sinh, nơi sinh;
- Khoá học, ngành học, hệ đào tạo;
- Năm tốt nghiệp;
- Số hiệu bằng và số vào sổ cấp bằng, nếu bạn còn giữ được ở đâu đó.
Về ý cuối: rất nhiều người vẫn còn số hiệu bằng mà không nhớ. Hãy tìm ở những chỗ này trước khi kết luận là không có — hồ sơ xin việc cũ đã nộp cho công ty, hồ sơ công chức viên chức, ảnh chụp bằng trong điện thoại hoặc trong thư điện tử cũ, bản photo kẹp trong hồ sơ vay vốn hoặc hồ sơ xin visa. Chỉ cần một bản photo mờ cũng đủ để đọc ra số hiệu, và có số hiệu thì việc tra sổ gốc nhanh hơn nhiều.
Mất bao lâu
Theo quy định chung về cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan tiếp nhận phải giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận, hoặc chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp phải xác minh thêm — thường là với hồ sơ cũ, sổ gốc lưu ở kho — thì thời hạn dài hơn nhưng vẫn được giới hạn trong vài ngày làm việc.
Thực tế cần biết:
- Với bằng cấp trong khoảng mười lăm năm trở lại, hồ sơ thường đã số hoá, trả kết quả nhanh.
- Với bằng cũ hơn, sổ gốc có thể nằm trong kho lưu trữ và cần thời gian lấy ra. Hãy tính dư một đến hai tuần.
- Nếu gửi hồ sơ qua bưu điện, cộng thêm thời gian đi và về của thư.
- Đầu mùa tuyển sinh là lúc các trường nhận nhiều yêu cầu loại này cùng lúc. Đi sớm nhanh hơn đi đúng mùa.
Khi hạn nộp hồ sơ tuyển sinh đang đến gần
Đây là tình huống thật sự gây lo lắng, và nó có cách xử lý.
Việc 1 — gọi cho trường bạn định học, ngay hôm nay. Trình bày đúng tình huống: bằng gốc đã mất, đang làm thủ tục xin bản sao từ sổ gốc tại trường cũ. Hỏi hai câu:
- Có được nộp hồ sơ trước và bổ sung bản sao văn bằng sau không?
- Nếu được thì hạn bổ sung là khi nào?
Nhiều trường cho phép nộp trước và bổ sung khi làm thủ tục nhập học, vì đây là tình huống họ gặp thường xuyên. Nhưng phải hỏi, và nên xin trả lời bằng email để có căn cứ.
Việc 2 — xin giấy xác nhận tốt nghiệp tại trường cũ. Song song với đơn xin bản sao, đề nghị trường cũ cấp một giấy xác nhận rằng bạn đã tốt nghiệp, ghi rõ ngành, khoá, năm tốt nghiệp, số vào sổ cấp bằng. Giấy này thường làm nhanh hơn bản sao chính thức và đủ để trường tuyển sinh chấp nhận hồ sơ tạm thời.
Việc 3 — giữ bằng chứng đã nộp đơn. Chụp lại giấy biên nhận hồ sơ tại trường cũ. Nếu trường tuyển sinh cần cơ sở để cho bạn nộp bổ sung sau, đây là thứ họ muốn thấy.
Trường hợp khó: sổ gốc cũng không còn
Hiếm, nhưng xảy ra với một số trường hợp bằng cấp rất lâu năm, hoặc nơi lưu trữ từng bị hoả hoạn, ngập lụt.
Khi đó thủ tục chuyển sang hướng khác: xin xác nhận trên cơ sở các nguồn dữ liệu còn lại — danh sách sinh viên tốt nghiệp, quyết định công nhận tốt nghiệp, hồ sơ lưu tại cơ quan quản lý cấp trên, hoặc hồ sơ cán bộ nếu bạn từng nộp bằng cho nơi công tác.
Đây là việc mất thời gian và cần kiên nhẫn liên hệ nhiều nơi. Ba nguồn nên thử theo thứ tự: trường cũ (quyết định công nhận tốt nghiệp thường lưu riêng với sổ cấp bằng, nên có thể còn); cơ quan bạn từng công tác (hồ sơ cán bộ thường lưu bản sao có chứng thực của bằng); và trung tâm lưu trữ của tỉnh nơi trường đóng.
Phòng cho lần sau
Ngay khi nhận được bản sao từ sổ gốc, làm ba việc này — tốn mười lăm phút và tiết kiệm rất nhiều về sau:
- Xin cấp nhiều bản sao cùng lúc. Chi phí thêm mỗi bản thường không đáng kể so với một chuyến đi. Bốn bản là con số hợp lý cho một người sắp đi học và còn đi làm.
- Chụp ảnh rõ nét cả hai mặt, lưu vào nơi bạn chắc chắn còn giữ sau mười năm — thư điện tử tự gửi cho chính mình là cách đơn giản và bền nhất. Nhớ lưu cả bảng điểm.
- Ghi riêng số hiệu bằng và số vào sổ cấp bằng vào một ghi chú. Đây chính là hai con số làm mọi thủ tục sau này nhanh hơn.
Hỏi đáp nhanh
Bản sao từ sổ gốc có được dùng thay bản chính khi nộp hồ sơ thạc sĩ không?
Có. Theo pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Bạn nộp bình thường, không cần giải trình thêm.
Có thể mang bản sao từ sổ gốc đi công chứng thêm lần nữa không?
Thông thường không cần, vì bản sao từ sổ gốc đã có giá trị sử dụng thay bản chính. Nếu nơi tiếp nhận vẫn yêu cầu, hãy xin họ nêu rõ căn cứ — và đó cũng là lý do nên xin sẵn nhiều bản sao từ sổ gốc thay vì một bản.
Mất cả bằng lẫn bảng điểm thì sao?
Xin cả hai trong cùng một lần, tại cùng một nơi. Bảng điểm cũng được cấp lại từ hồ sơ gốc của trường và thủ tục tương tự. Nêu rõ cả hai trong đơn để khỏi phải đi hai lượt.
Bằng do trường nước ngoài cấp và bị mất thì làm thế nào?
Liên hệ trực tiếp trường đã cấp bằng — hầu hết đại học nước ngoài có dịch vụ cấp lại bản sao hoặc xác nhận tốt nghiệp, thường qua cổng trực tuyến và có thu phí. Nếu bạn cần dùng bằng cho mục đích trong nước thì còn một bước nữa là thủ tục công nhận văn bằng, nên bắt đầu sớm vì cả hai bước đều mất thời gian.
Xin bản sao từ sổ gốc có phải giải trình lý do mất bằng không?
Không cần trình bày lý do mất và không cần xác nhận của công an. Đây là thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, không phải thủ tục báo mất tài sản. Mẫu đơn của một số trường có mục ghi lý do, nhưng chỉ để lưu hồ sơ, không phải điều kiện xét duyệt.