Thư giới thiệu là phần hồ sơ mà người khác viết cho bạn, nên nó là phần bạn kiểm soát ít nhất. Nhưng "ít nhất" không phải "không" — chất lượng thư phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn chọn ai và bạn đưa cho họ cái gì.
Bài này nói rõ nên xin từ ai, xin thế nào, và cách xử lý tình huống phổ biến nhất với người đi làm: rời giảng đường đã lâu, không còn liên lạc với giảng viên cũ.
Trước hết: trường của bạn có yêu cầu không?
Không phải chương trình nào cũng cần. Thư giới thiệu phổ biến ở các chương trình xét tuyển, ở chương trình liên kết quốc tế, và ở các chương trình có cạnh tranh cao. Chương trình thi tuyển thường không yêu cầu.
Đọc phần hồ sơ dự tuyển trong đề án tuyển sinh, và nếu có yêu cầu thì đọc kỹ ba chi tiết: cần mấy thư, từ ai, và nộp theo đường nào — có nơi yêu cầu người viết gửi trực tiếp cho trường, không qua tay ứng viên.
Xin từ ai — theo thứ tự ưu tiên
1. Người từng dạy hoặc hướng dẫn bạn ở bậc đại học
Mạnh nhất nếu bạn mới tốt nghiệp vài năm. Ưu tiên: người hướng dẫn khoá luận tốt nghiệp, rồi đến giảng viên môn chuyên ngành mà bạn học tốt và có tương tác thật.
Đừng chọn theo học hàm học vị. Một giảng viên nhớ bạn và viết được ba câu cụ thể thắng một giáo sư chỉ viết được rằng bạn là sinh viên của trường.
2. Cấp quản lý trực tiếp tại nơi làm việc
Với người đã đi làm nhiều năm, đây thường là lựa chọn thực tế nhất và cũng hoàn toàn hợp lệ. Người này nói được về năng lực làm việc, tính kỷ luật, khả năng tự học — những thứ hội đồng muốn biết ở một ứng viên vừa làm vừa học.
Cân nhắc trước một điều: xin thư đồng nghĩa với việc nơi làm biết bạn đang định đi học. Nếu bạn chưa muốn nói, hãy đọc kỹ tình huống của mình trước — hoặc chọn người khác.
3. Chuyên gia trong ngành đã làm việc cùng bạn
Đối tác, khách hàng, người cùng tham gia một dự án, người phụ trách chuyên môn ở hội nghề nghiệp. Hợp lệ và đôi khi mạnh, miễn là họ nói được về công việc thật của bạn.
Ai không nên chọn
- Người có chức vụ cao nhưng không biết bạn làm gì. Thư sẽ chung chung, và sự chung chung đó lộ ra ngay.
- Người thân trong gia đình. Không được tính, và việc nộp một thư như vậy tự nó là một tín hiệu xấu.
- Đồng nghiệp ngang cấp, trừ khi trường cho phép rõ ràng.
Xin thế nào để có thư tốt
Đây là phần bạn kiểm soát được, và nó tạo khác biệt lớn hơn việc chọn ai.
Hỏi sớm
Ít nhất ba tuần trước hạn. Người viết cần thời gian, và thư viết vội đọc ra ngay.
Hỏi cho họ dễ từ chối
Nghe ngược, nhưng đây là mẹo quan trọng nhất: "Thầy/anh có thể viết cho em một thư giới thiệu tích cực được không ạ?"
Chữ "tích cực" cho người ta đường lui lịch sự nếu họ không nhớ rõ về bạn hoặc không thoải mái. Một lời từ chối nhẹ nhàng tốt hơn nhiều so với một lá thư nhạt nhẽo.
Gửi kèm một bộ tài liệu
Đây là việc hiệu quả nhất bạn làm được. Gửi trong cùng email:
- CV hoặc lý lịch khoa học của bạn;
- Tên chương trình, tên trường, và hạn nộp — ghi rõ ngày;
- Một đoạn ngắn về lý do bạn học và định hướng nghiên cứu;
- Ba đến năm gạch đầu dòng nhắc lại những việc cụ thể bạn đã làm cùng người đó — dự án nào, môn nào, kết quả gì, thời gian nào;
- Đường dẫn nộp thư hoặc mẫu của trường, nếu có.
Gạch đầu dòng thứ tư là chỗ quyết định. Người viết bận, và trí nhớ của họ về bạn có thể mờ. Nhắc lại chi tiết cụ thể giúp họ viết được một lá thư có dẫn chứng thay vì một lá thư khen chung.
Nhắc lại một lần, lịch sự
Trước hạn khoảng một tuần, nếu chưa thấy. Một câu ngắn kèm lại hạn nộp là đủ.
Cảm ơn và báo kết quả
Sau khi có kết quả, gửi một tin nhắn báo lại. Việc nhỏ nhưng giữ được quan hệ — và bạn có thể còn cần người đó khi xin học tiến sĩ sau này.
Nếu bạn rời trường đã lâu
Tình huống rất phổ biến, và có đường xử lý:
- Thử liên hệ lại giảng viên cũ qua khoa hoặc qua nhóm cựu sinh viên. Nhắc rõ khoá học, năm, môn, và một việc cụ thể để họ định vị được bạn. Nhiều người sẵn sàng hơn bạn tưởng.
- Nếu không được, dùng người trong công việc. Với chương trình dành cho người đi làm, thư từ cấp quản lý trực tiếp là hoàn toàn bình thường và không bị coi là kém giá trị.
- Nói rõ tình huống trong hồ sơ nếu cần. Nếu trường yêu cầu thư học thuật mà bạn đã tốt nghiệp mười lăm năm, hãy hỏi thẳng phòng đào tạo xem có chấp nhận thư từ nơi công tác thay thế không. Hỏi trước tốt hơn nộp rồi để họ tự suy.
Một lưu ý cho người tính học tiếp lên tiến sĩ
Nếu bạn có ý định học tiến sĩ sau này, thư giới thiệu học thuật sẽ là thứ bạn cần và là thứ người vừa làm vừa học hay thiếu nhất.
Cách xây từ bây giờ, ngay trong chương trình thạc sĩ:
- Chọn người hướng dẫn luận văn có công bố trong lĩnh vực bạn muốn theo.
- Sau mỗi buổi trao đổi, gửi email tóm tắt những gì đã bàn và việc bạn sẽ làm. Vừa là biên bản, vừa cho thấy bạn làm việc có tổ chức.
- Phát biểu trong lớp trực tuyến, bật camera, đặt câu hỏi ngoài giờ. Giảng viên không viết được thư về một người họ chưa từng nhìn thấy.
- Đề nghị tham gia một dự án nghiên cứu của khoa, dù nhỏ và không lương.
Hai năm nữa bạn sẽ cần đúng những mối quan hệ này, và chúng không xây được trong một tuần.
Hỏi đáp nhanh
Xin thư giới thiệu từ sếp có được không?
Được, và với chương trình dành cho người đi làm thì đây là lựa chọn hoàn toàn bình thường. Cấp quản lý trực tiếp nói được về năng lực làm việc, tính kỷ luật và khả năng tự học của bạn. Cân nhắc trước một điều: xin thư đồng nghĩa với việc nơi làm biết bạn đang định đi học.
Không còn liên lạc với giảng viên cũ thì làm sao?
Thử liên hệ lại qua khoa hoặc nhóm cựu sinh viên, nhắc rõ khoá học và một việc cụ thể để họ định vị được bạn. Nếu không được, dùng người trong công việc và hỏi thẳng phòng đào tạo xem trường có chấp nhận thay thế không.
Nên xin trước hạn bao lâu?
Ít nhất ba tuần. Gửi kèm CV, tên chương trình, hạn nộp cụ thể, đoạn ngắn về định hướng của bạn, và ba đến năm gạch đầu dòng nhắc lại những việc cụ thể bạn đã làm cùng người đó — phần cuối là phần tạo khác biệt lớn nhất.
Có nên tự viết rồi nhờ người ta ký không?
Không nên, và nhiều nơi coi đó là gian lận trong hồ sơ tuyển sinh. Cách hợp lệ để giúp người viết là gửi kèm tài liệu và gạch đầu dòng nhắc lại các việc cụ thể — họ vẫn là người viết và người chịu trách nhiệm về nội dung.