Nhà tuyển dụng yêu cầu "bản sao công chứng" là chuyện thường gặp. Nhưng cụm từ đó được dùng theo nghĩa dân gian, và thứ bạn thật sự cần đi làm có tên khác — biết đúng tên thì bạn ra đúng nơi và làm đúng thủ tục ngay lần đầu.
Ba loại giấy tờ, ba thủ tục khác nhau
1. Chứng thực bản sao từ bản chính
Đây là thứ mà người ta gọi là "công chứng bằng". Cơ quan đối chiếu bản sao với bản chính của bạn và xác nhận bản sao đúng với bản chính.
Làm ở đâu: uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn; phòng tư pháp cấp huyện; hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
Cần mang: bản chính bằng để đối chiếu.
Nhanh nhất: uỷ ban phường nơi bạn ở — thường làm trong ngày và lệ phí thấp hơn văn phòng công chứng.
2. Bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc
Do chính trường đã cấp bằng phát hành, dựa trên sổ gốc mà trường lưu giữ vĩnh viễn.
Điểm quan trọng: theo pháp luật, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Nó không phải giấy tờ hạng hai.
Khi nào cần đến nó: bạn mất bản chính (vì không có bản chính thì không chứng thực được), hoặc bạn muốn có sẵn nhiều bản dùng dần mà không phải mang bản chính đi lại nhiều lần.
3. Công chứng
Là thủ tục chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch — mua bán, uỷ quyền, di chúc. Bằng đại học không phải hợp đồng, nên nói "công chứng bằng" là dùng sai từ, dù ai cũng nói vậy.
Nên chuẩn bị mấy bản
Nếu bạn đang xin việc, ba đến bốn bản chứng thực là con số hợp lý. Lý do:
- Nhiều nơi giữ lại bản sao trong hồ sơ và không trả;
- Bạn thường nộp nhiều nơi cùng lúc;
- Chi phí chứng thực thêm mỗi bản nhỏ hơn nhiều so với một chuyến đi.
Và chứng thực cả bảng điểm cùng phụ lục văn bằng, không chỉ mặt bằng — nhiều nơi yêu cầu bộ hồ sơ văn bằng đầy đủ.
Bản sao chứng thực có hết hạn không
Câu hỏi hay gặp nhất, và câu trả lời có hai vế:
- Về pháp luật: bản sao được chứng thực từ bản chính không có thời hạn do pháp luật quy định. Bằng của bạn không đổi, nên bản sao đúng với nó cũng không đổi.
- Về thực tế: nhiều nơi tiếp nhận tự đặt yêu cầu bản sao được chứng thực trong vòng ba đến sáu tháng.
Vì vế thứ hai, hãy đọc kỹ yêu cầu của nơi tuyển dụng. Nếu không ghi rõ thì hỏi — đi chứng thực lại rẻ hơn nhiều so với bị trả hồ sơ.
Nếu mất bằng gốc
Bằng tốt nghiệp không được cấp lại trong mọi trường hợp. Nhưng bạn xin được bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc tại chính trường đã cấp bằng — và bản sao đó có giá trị sử dụng thay bản chính.
Thủ tục: liên hệ phòng đào tạo hoặc phòng công tác sinh viên, nộp đơn theo mẫu kèm bản sao căn cước công dân. Nhiều trường nhận hồ sơ qua bưu điện.
Mẹo làm nhanh: ghi sẵn vào đơn số hiệu bằng, số vào sổ cấp bằng, khoá học, ngành, năm tốt nghiệp. Sổ gốc sắp theo khoá và ngành, nên càng nhiều thông tin định vị thì tra càng nhanh.
Và người thân xin thay được: cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột đều có quyền yêu cầu, mang theo giấy tờ chứng minh quan hệ. Hữu ích khi bạn ở xa trường cũ.
Khi nhà tuyển dụng muốn xác minh
Khác với việc nộp bản sao — họ muốn xác nhận trường thật sự đã cấp bằng đó cho bạn. Ba cách, xếp theo mức thuyết phục:
- Thông tin cấp văn bằng trên website trường. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm công bố công khai thông tin về cấp văn bằng trên trang thông tin điện tử. Tra theo họ tên hoặc số hiệu bằng, rồi gửi kèm đường dẫn — đường dẫn quan trọng hơn ảnh chụp màn hình, vì nó cho phép họ tự kiểm.
- Bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc — văn bản do chính trường phát hành.
- Trường xác nhận trực tiếp với nhà tuyển dụng. Mức thuyết phục cao nhất vì thông tin không đi qua tay bạn. Việc của bạn là cung cấp đúng đầu mối: tên phòng, email và số điện thoại lấy từ website chính thức của trường.
Nếu trường cũ đã đổi tên hoặc sáp nhập
Sổ gốc không mất đi cùng với tên trường — nó được chuyển cho đơn vị kế thừa.
- Đổi tên: liên hệ trường với tên hiện tại, nói rõ bạn tốt nghiệp năm nào dưới tên cũ nào.
- Sáp nhập: hỏi trường mà bạn nghi là đơn vị kế thừa — bộ phận một cửa trả lời được ngay vì họ gặp thường xuyên.
- Giải thể: hồ sơ thường được bàn giao cho sở giáo dục và đào tạo địa phương nơi trường đóng.
Trong trường hợp này, hãy chủ động giải thích cho nhà tuyển dụng ngay từ đầu kèm tên đơn vị kế thừa — một lời giải thích trước bao giờ cũng khác một lời giải thích sau khi họ đã gặp trở ngại.
Ba việc nên làm ngay khi nhận bằng
Mười lăm phút, và tiết kiệm rất nhiều về sau:
- Xin luôn vài bản sao văn bằng từ sổ gốc khi còn ở trường — dễ hơn nhiều so với quay lại sau vài năm.
- Chụp ảnh rõ nét cả hai mặt bằng, bảng điểm và phụ lục, lưu vào nơi chắc chắn còn sau mười năm — thư điện tử tự gửi cho chính mình là cách bền nhất.
- Ghi riêng số hiệu bằng và số vào sổ cấp bằng vào một ghi chú. Hai con số này làm mọi thủ tục sau này nhanh hơn hẳn, kể cả khi bạn mất bằng.
Hỏi đáp nhanh
Xin bản sao bằng thạc sĩ có công chứng làm ở đâu?
Thứ bạn cần thật ra là chứng thực bản sao từ bản chính, làm tại uỷ ban nhân dân cấp xã phường, phòng tư pháp cấp huyện, hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Uỷ ban phường nơi bạn ở thường nhanh nhất và lệ phí thấp hơn.
Nên chuẩn bị mấy bản?
Ba đến bốn bản nếu đang xin việc, vì nhiều nơi giữ lại bản sao trong hồ sơ và không trả. Và nhớ chứng thực cả bảng điểm cùng phụ lục văn bằng, không chỉ mặt bằng.
Mất bằng gốc thì làm sao?
Bằng tốt nghiệp không được cấp lại, nhưng bạn xin được bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc tại chính trường đã cấp bằng — và bản sao đó có giá trị sử dụng thay bản chính. Người thân trong phạm vi cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột cũng xin thay được.
Nhà tuyển dụng muốn xác minh thì làm sao?
Ba cách theo mức thuyết phục tăng dần: gửi đường dẫn tới thông tin cấp văn bằng trên website trường, bản sao văn bằng cấp từ sổ gốc, hoặc để trường xác nhận trực tiếp với họ — việc của bạn là cung cấp đúng đầu mối lấy từ website chính thức.