Xin thư giới thiệu sau khi tốt nghiệp: cửa sổ thời gian ít người biết

Có một cửa sổ thời gian mà ít người biết: thư giới thiệu xin ngay sau khi bảo vệ khác hẳn thư xin ba năm sau — không phải vì người viết kém nhiệt tình hơn, mà vì họ không còn nhớ đủ chi tiết để viết một lá thư có sức nặng.

Bài này nói cách xin khi đã tốt nghiệp, và cách giữ cửa mở cho những lần sau.

Vì sao thời điểm quan trọng đến vậy

Một thư giới thiệu tốt khác thư nhạt ở chỗ nó có dẫn chứng cụ thể: bạn đã xử lý vấn đề gì, gặp khó ở đâu, giải quyết ra sao.

Người hướng dẫn của bạn hướng dẫn nhiều học viên qua nhiều năm. Sau ba năm, những chi tiết đó mờ đi — và họ chỉ còn viết được rằng bạn đã hoàn thành luận văn đúng hạn. Câu đó đúng nhưng không nói lên điều gì.

Vì vậy nếu bạn có bất kỳ ý định nào về việc học tiếp hoặc xin việc cần thư giới thiệu, hãy xin ngay sau khi bảo vệ — kể cả khi chưa biết dùng vào lúc nào.

Xin một lá thư "để dành"

Đây là cách nhiều người không nghĩ tới: xin một thư giới thiệu chung, không nhắm vào một chương trình cụ thể.

"Thưa thầy/cô, em vừa bảo vệ xong luận văn. Em có dự định học tiếp trong vài năm tới nhưng chưa xác định cụ thể nơi nào. Em xin phép nhờ thầy/cô viết cho em một thư giới thiệu chung, để em giữ làm cơ sở — khi có chương trình cụ thể em sẽ xin thầy/cô điều chỉnh lại ạ."

Lá thư chung này có hai giá trị: nó ghi lại chi tiết khi người viết còn nhớ rõ, và khi cần thư nhắm vào một nơi cụ thể thì việc điều chỉnh dễ hơn nhiều so với viết mới từ đầu.

Nếu đã tốt nghiệp lâu — bốn bước

1. Nhắc lại bối cảnh, đừng giả định họ nhớ

Mở đầu thư bằng thông tin định vị, và làm điều đó một cách tự nhiên:

"Em là [tên], học viên khoá [năm], luận văn về [đề tài], được thầy/cô hướng dẫn năm [năm]."

Đừng viết "chắc thầy/cô không nhớ em" — nó đặt người nhận vào thế khó xử. Cứ nêu thông tin và để họ tự nhớ ra.

2. Gửi kèm bộ tài liệu — phần quyết định

Đây là việc hiệu quả nhất, và nó chính là thứ bù lại cho khoảng thời gian đã trôi qua:

• Bản tóm tắt luận văn — một trang, hoặc chính phần tóm tắt trong luận văn;
• CV cập nhật — bạn đã làm gì từ khi tốt nghiệp;
• Ba đến năm gạch đầu dòng nhắc lại những việc cụ thể bạn đã làm cùng người đó: chương nào họ góp ý nhiều nhất, khó khăn gì bạn đã vượt qua, buổi bảo vệ diễn ra thế nào;
• Thông tin về nơi bạn nộp hồ sơ — chương trình gì, hạn khi nào, gửi theo đường nào.

Bộ tài liệu này biến việc viết thư từ một bài tập trí nhớ thành một việc có nguyên liệu.

3. Cho họ đường lui

Hỏi theo cách để họ từ chối được một cách nhẹ nhàng: "Thầy/cô có thể viết cho em một thư giới thiệu tích cực được không ạ?"

Chữ "tích cực" cho người ta chỗ để nói không nếu họ không nhớ đủ hoặc không thoải mái. Một lời từ chối nhẹ nhàng tốt hơn nhiều so với một lá thư nhạt.

4. Hỏi sớm và nhắc một lần

Ít nhất ba tuần trước hạn. Nhắc lại một lần trước hạn khoảng một tuần, trên chính chuỗi email cũ, kèm lại hạn nộp.

Nếu không liên hệ được người hướng dẫn

Chuyện thường gặp — họ chuyển công tác, nghỉ hưu, hoặc đơn giản là không trả lời. Bốn hướng:

• Liên hệ qua khoa hoặc bộ môn để xin đầu mối hiện tại.
• Giảng viên khác từng dạy bạn ở học phần mà bạn học tốt và có tương tác thật — nhất là nếu bạn từng đặt câu hỏi trên diễn đàn hoặc phát biểu trong lớp. Đây là lý do những việc nhỏ đó có giá trị về sau.
• Thành viên hội đồng bảo vệ luận văn của bạn. Họ đã đọc công trình của bạn và đã chất vấn bạn — nên họ có cơ sở để viết.
• Cấp quản lý nơi làm việc — có giá trị bổ sung nhưng không thay thế được thư học thuật, vì nó nói về bạn ở tư cách nhân viên chứ không ở tư cách người nghiên cứu.

Ba điều nên tránh

• Tự viết rồi nhờ ký. Nhiều nơi coi đó là gian lận trong hồ sơ tuyển sinh. Cách hợp lệ để giúp người viết là gửi kèm tài liệu và gạch đầu dòng — họ vẫn là người viết và chịu trách nhiệm về nội dung.
• Xin sát hạn. Thư viết vội đọc ra ngay, và nó có hại hơn là giúp.
• Xin nhiều người cùng lúc rồi chọn. Giới học thuật nhỏ hơn bạn nghĩ, và việc này dễ bị biết.

Giữ quan hệ để lần sau dễ hơn

Ba việc nhỏ, và chúng làm khác biệt lớn:

• Gửi kết quả sau mỗi lần dùng thư. "Em đã trúng tuyển chương trình [X], em cảm ơn thầy/cô." Một tin nhắn, và nó khiến lần sau bạn xin dễ hơn nhiều.
• Nếu bạn viết được một bài báo từ luận văn, hãy mời người hướng dẫn đồng tác giả. Đây vừa là điều đúng về mặt học thuật, vừa giữ quan hệ theo cách bền nhất — và với họ đó cũng là công bố.
• Liên hệ thỉnh thoảng, không chỉ khi cần. Một tin nhắn chúc mừng dịp lễ, một lời hỏi thăm khi thấy họ có công bố mới. Người chỉ xuất hiện khi cần việc thường không nhận được nhiều.

Nếu bạn đang còn học

Đọc phần này thì bạn còn kịp làm điều quan trọng nhất: xây quan hệ trước khi cần.

• Chọn người hướng dẫn có công bố trong lĩnh vực bạn quan tâm, không chọn người dễ tính nhất;
• Sau mỗi buổi trao đổi, gửi email tóm tắt những gì đã bàn và việc bạn sẽ làm — vừa là biên bản, vừa cho thấy bạn làm việc có tổ chức;
• Bật camera và phát biểu trong buổi trực tuyến — giảng viên không viết được thư về một cái tên trên danh sách;
• Đề nghị tham gia một dự án nghiên cứu của khoa, dù nhỏ.

Và khi bảo vệ xong, xin thư ngay — kể cả khi chưa biết dùng vào lúc nào.

Hỏi đáp nhanh